ERP to skrót od angielskiego Enterprise Resource Planning. Pod pojęciem tym kryje się cała klasa systemów informatycznych, usprawniających zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa. Stały się one w ostatnich latach niezwykle popularne, a liczba ich modeli, dostępnych na rynku, zwiększyła się niepomiernie. Jak w tej sytuacji wybrać program, który będzie idealnie dopasowany do potrzeb naszej firmy?
Co należy brać pod uwagę przy wyborze systemu ERP dla firmy?
Jak czytamy na stronie https://www.program-erp.pl/ranking, publikującej zestawienie Top 10 programów ERP, nasze podejście do wyboru systemu tej klasy powinno być holistyczne i uwzględniać nie tylko cenę, lecz również funkcje danego pakietu i łatwość jego użytkowania. Punktem wyjścia naszej analizy muszą być też faktyczne potrzeby przedsiębiorstwa i cele, jakie chce ono zrealizować dzięki wdrożeniu takiego systemu. Trzeba przy tym pamiętać, że zakup programu ERP to spora inwestycja, a okres jego użytkowania liczy się zwykle nie w miesiącach, lecz w latach — warto więc poświęcić kwestii jego wdrożenia odpowiednio wiele uwagi.
Jak określić potrzeby przedsiębiorstwa w zakresie systemu ERP?
Może wydać się to dziwne, ale określenie faktycznych potrzeb firmy, odnoszących się do systemu ERP, nie jest wcale proste. Problemy mogą wynikać np. z niejasnej ścieżki obiegu informacji w przedsiębiorstwie, z oporu kadry, niechętnej wprowadzaniu zmian czy z błędnie określonych priorytetów. Naszym pierwszym krokiem powinno więc być jasne zdefiniowanie celów firmy, zarówno krótko-, jak i długookresowych (oczywiście tylko wtedy, gdy nie zostało to zrobione wcześniej). Na tej podstawie można określić najważniejsze obszary działań przedsiębiorstwa. To na ich doskonaleniu powinien koncentrować się zarząd, wspomagany w tym przez oprogramowanie ERP — należy więc w miarę możliwości wybierać te rozwiązania informatyczne, które w największym stopniu ułatwią mu pracę.
Jak ustalić najważniejsze obszary działania systemu ERP?
Na to, który obszar systemu ERP zostanie uznany za najważniejszy, wpływ ma przede wszystkim profil przedsiębiorstwa. Przykładowo:
- w firmie produkcyjnej najistotniejszym elementem takiego programu będzie zapewne moduł, pozwalający na optymalizację przebiegu procesów wytwórczych i kontrolujący stany magazynowe surowców oraz wyrobów gotowych;
- w przedsiębiorstwie handlowym kluczowe znaczenie będzie miała funkcja przetwarzania zamówień klienta i generowania związanej z tym dokumentacji;
- w firmie usługowej nacisk położony zostanie na modułach, związanych z bezpośrednią obsługą klienta.
Rzecz jasna system, skupiając się na kluczowych obszarach, nie może zaniedbywać innych — jego celem jest wszak optymalizacja działania firmy jako całości.
Dlaczego warto wdrożyć system ERP o konstrukcji modułowej?
Rosnąca zmienność otoczenia gospodarczego powoduje, że jednym z kluczowych kryteriów wyboru systemu ERP staje się obecnie łatwość jego modyfikacji. Rozwiązaniem, które w największym stopniu spełnia ten wymóg, jest oprogramowanie o konstrukcji modułowej. Jest ono niezwykle elastyczne, a jego podstawową zaletą jest możliwość rozbudowy w miarę wzrostu przedsiębiorstwa. Warto przy tym stawiać przede wszystkim na te systemy, które funkcjonują już od lat w innych firmach — można liczyć na to, że będą one nadal rozwijane, aktualizowane i serwisowane, a dokupienie do nich dodatkowych modułów i ich integracja z dotychczasowym oprogramowaniem nie będzie problemem.